Kế hoạch 100 ngày

Bản kế hoạch 100 ngày làm việc đầu tiên sẽ rất cần thiết cho những người bắt đầu một công việc mới. Nếu kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những tác động mạnh mẽ bất ngờ.

Khi Rebecca Paddock chuyển từ công việc của một kỹ sư kiểm định sang kỹ sư hệ thống, cô đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng. Paddock lấy ý tưởng từ kế hoạch 100 ngày làm việc đầu tiên của các tổng thống Mỹ mới nhậm chức để lập cho mình một danh sách công việc phải làm.

“Tôi đã viết kế hoạch tổng thể với các bước thực hiện bắt đầu từ công việc chuẩn bị phỏng vấn. Đến khi được tuyển dụng, tôi tiếp tục triển khai kế hoạch này một cách chi tiết hơn”, Paddock - người hiện là giám đốc dự án ở công ty Plano có trụ sở ở bang Texas (Mỹ) và là người chịu trách nhiệm về dự án Six Sigma ở Raytheon Co. - cho biết.  

Thực ra, không phải chỉ những tổng thống Mỹ mới cần vạch ra một kế hoạch 100 ngày đầu của mình ở Nhà Trắng mà tất cả những ai khi bắt đầu một công việc mới đều phải có một danh sách các mục tiêu cần đạt được trong những tháng làm việc đầu tiên. Nhiều người chọn kế hoạch ba tháng (90 ngày) hay ba tháng và mười ngày (100 ngày) nhưng đều phải dựa trên năm nguyên tắc chính sau đây.  

1. Đánh giá tình hình

Thông thường, các ông chủ muốn nhân viên mới mang lại điều gì đó mới mẻ và có giá trị cho công ty. Nếu hoạt động có liên quan đến công nghệ thông tin của công ty đang vận hành tốt, các ông chủ muốn nhân viên mới giúp công ty tăng tốc để tiến về phía trước. Ngược lại, nếu có điều gì đó không ổn, họ muốn nhân viên mới nhanh chóng khắc phục.

Theo kinh nghiệm của Sue Leboza, Phó chủ tịch phụ trách công nghệ thông tin cho nhóm dược phẩm của công ty Abbott Laboratories, nhân viên mới cần xác định các nhu cầu của công ty rõ ràng khi quyết định “nhập gia”. Leboza nói: “Nếu bạn không hỏi hoặc không biết các yêu cầu này, bạn sẽ không đánh giá được tình hình và không tránh khỏi chuyện làm sai trong 100 ngày đầu tiên làm việc”.  

Một trong những cách để thẩm định tình hình là trò chuyện, bàn bạc với đồng nghiệp, thành viên trong nhóm làm việc, các cố vấn và những người muốn giúp bạn.  

2. Soi gương để biết mình

Bạn cần biết cách thức sếp đánh giá kết quả làm việc của bạn sau vài tháng công tác. Trong quyển sách về kế hoạch làm việc trong ba tháng đầu tiên (The First 90-Days: Critical success strategies for new leaders at all level), tác giả Michael D. Watkins, đồng sáng lập công ty Genesis Advisers LLC, khuyên rằng để biết được điều đó bạn sẽ phải kết hợp hai hình thức hỏi và quan sát.

Và ngay cả trong những câu trả lời thẳng thắn nhất có thể sếp cũng để lại vài điều không muốn hoặc không tiện nói ra. Vì vậy, bạn có thể hỏi sếp về một gương mặt mới nổi của công ty và tìm hiểu xem điều gì đã giúp người đó gặt hái sự thành công”, Watkins nói.   

3. Tạo dựng niềm tin

Thành công của bất kỳ ai, ở vị trí nào cũng có sự góp sức của đồng nghiệp và các cố vấn. Nhưng để đạt thành tựu nào đó, bạn cần nhận diện những cá nhân sẽ có những ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến khả năng hoàn tất công việc của bạn. Caela Farren, người sáng lập và là Giám đốc điều hành của Mastery Work Inc., một công ty chuyên về tư vấn nghề nghiệp, quản lý nhân lực ở Falls Church (Mỹ), nói rằng điều này rất quan trọng đối với nhân viên ngành công nghệ thông tin vì không phải chỉ làm hài lòng các cố vấn mà còn các nhân viên khác trong mạng lưới làm việc ở công ty.

Còn Matt Harzman, Phó chủ tịch IS của College of American Pathologists, bang Illinois (Mỹ) kể lại khi mới chuyển từ công việc hỗ trợ kỹ thuật cho bộ phận bán hàng của một nhà cung cấp máy tính sang làm quản lý đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật bán hàng, ông cũng xây dựng một kế hoạch gọi là gặp gỡ những người bán hàng.

“Suốt ba tháng đầu tiên ở vị trí mới, tôi dồn sức cho kế hoạch xây dựng niềm tin giữa các thành viên trong đội ngũ bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật. Rồi đến lượt họ truyền niềm tin đó vào mối quan hệ khách hàng thân thiết của công ty,” Hartzman tâm sự.  

4. Hiểu văn hóa công ty

Khéo léo tìm hiểu văn hóa, quy định, nội quy của công ty là việc nhân viên mới cần ưu tiên thực hiện. Cathie Kozil, Phó chủ tịch phụ trách công nghệ thông tin của Motorola Inc., cho biết hồi mới vào làm cô nghĩ rằng Motorola là một công ty về công nghệ cao nên hẳn có những quy trình làm việc giống như ở công ty cũ nên cứ cắm cúi làm việc mà không tìm hiểu.

Phải mất đến cả tháng sau đó, Kozil mới nhận ra sự khác biệt. Mặc dù chuyện xảy ra không gây rắc rối cho Kozil, nhưng cô thừa nhận nó đã tác động mạnh đến suy nghĩ của cô. Sau đó, Kozil đã gạt bỏ những giả định mà trước đó cô cho rằng đúng, không cần bàn luận và chú ý hơn vào những tôn chỉ mục đích hoạt động của công ty.  

5. Về đích sớm

Mọi người sẽ “phán quyết” bạn từ khởi đầu công việc, vì vậy ngoài chuyện lập kế hoạch, bạn phải đưa ra thời gian biểu thực hiện và quyết liệt đeo bám tiến độ thực hiện công việc. Một cách để đạt mục tiêu này là tự treo giải về đích sớm cho chính mình. Paddock nói rằng bằng cách tự gây áp lực cho mình để đeo bám công việc, rút ngắn thời gian thực hiện, cô đã hoàn thành kế hoạch 100 ngày với một tác động không ngờ tới.

“Ông chủ của bạn sẽ hiểu bạn làm việc như thế nào qua kế hoạch làm việc đã hoàn thành, đồng thời ông cũng sẽ phát hiện ra những nhân viên nào còn thời gian rỗi và chỉ làm những việc dễ dàng,” Paddock tâm sự.