Xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả

Hoạt động giao tiếp và truyền thông nội bộ doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc có tinh thần hợp tác cao giữa các nhân viên. Khi được cập nhật đầy đủ và thường xuyên thông tin về những gì đang diễn ra bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhân viên sẽ có tinh thần trách nhiệm cao hơn trong công việc.

Theo Brad Egeland, một chuyên gia tư vấn quản lý dự án đã có 24 năm kinh nghiệm về quản lý và phát triển nhân lực trong các lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, hàng không, du lịch và lữ hành (địa chỉ trang web: http://www.bradegeland.com), để xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả tại doanh nghiệp, các nhà quản trị nên thực hiện những việc sau đây.

Tổ chức các cuộc họp hằng tuần cho các nhóm. Việc truyền thông thường xuyên đóng một vai trò rất quan trọng.

Thông qua các cuộc họp này, nhân viên sẽ được cập nhật thông tin về những diễn biến gần nhất xảy ra cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn ai mới được thăng chức, vấn đề gì phức tạp vừa xảy ra, việc gì đang còn tồn tại, cần giải quyết rốt ráo.

Đây cũng là dịp để nhân viên trao đổi và đưa ra các thắc mắc.

Gửi bản tin hằng tuần. Tương tự như các cuộc họp hằng tuần, doanh nghiệp nên gửi cho toàn thể nhân viên các bản tin hằng tuần, điểm lại các diễn biến trong tuần qua và các kế hoạch hành động trong tuần kế tiếp.

Gặp gỡ từng nhân viên mỗi tháng một lần. Việc làm này thể hiện sự quan tâm của sếp với các nhân viên.

Nên xem những cuộc gặp gỡ như vậy là những buổi trao đổi thân mật để sếp tìm hiểu nhân viên đang làm việc ra sao, có những tiến bộ nào, đang gặp những khó khăn gì trong công việc. Tất nhiên, nhân viên sẽ cảm thấy vui vẻ và thoải mái khi được sếp quan tâm kỹ như vậy.

Tạo điều kiện để nhân viên xây dựng quan hệ với những khách hàng quan trọng nhất. Các nhà quản trị giỏi rất biết chuyển giao bớt công việc và thẩm quyền quyết định trong công việc cho vài nhân viên giỏi khi họ đã được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm điều hành.

Chẳng hạn, trong các cuộc họp với những khách hàng quan trọng, họ tạo cơ hội cho nhân viên vào vai là người dẫn dắt chương trình. Điều này sẽ giúp nhân viên thêm tự tin và có cảm giác họ đang làm chủ công việc. Mặt khác, sếp cũng giảm bớt được áp lực trong công việc.

Tổ chức các hoạt động ngoại khóa hằng quý cho nhân viên. Đây có thể là một khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn hẹp, nhưng thực tế cho thấy những hoạt động ngoại khóa như xây dựng đội nhóm (team building) sẽ giúp các nhân viên hiểu và gắn kết với nhau hơn.

Khi quan hệ đồng nghiệp được thắt chặt, các nhân viên sẽ cởi mở với nhau hơn và dễ dàng chia sẻ cho nhau không chỉ các thông tin cần biết, mà còn cả kỹ năng làm việc nữa.