Để thực hiện dự án mới hiệu quả

Có lẽ bạn từng nghe đến nguyên tắc 20/20/20 nhằm giúp cho quá trình sử dụng máy tính hiệu quả hơn. Cụ thể là cứ sau mỗi 20 phút chăm chú trước màn hình máy tính, bạn nên để mắt nghỉ ngơi trong 20 giây bằng cách nhìn ra một vật cách xa 20 bước chân (khoảng sáu mét) thì khả năng làm việc liên tục trước máy tính sẽ lâu hơn. Từ đó, nếu sáng tạo một chút, các nhà tiếp thị sẽ vận dụng được nguyên tắc ấy vào các hoạt động thường nhật của mình, chẳng hạn trong khi suy nghĩ về dự án vừa mới hoàn thành, về những sản phẩm đã gửi đến khách hàng hay hướng tới những mục tiêu sẽ phải đạt được trong năm.

Có lẽ bạn từng nghe đến nguyên tắc 20/20/20 nhằm giúp cho quá trình sử dụng máy tính hiệu quả hơn. Cụ thể là cứ sau mỗi 20 phút chăm chú trước màn hình máy tính, bạn nên để mắt nghỉ ngơi trong 20 giây bằng cách nhìn ra một vật cách xa 20 bước chân (khoảng sáu mét) thì khả năng làm việc liên tục trước máy tính sẽ lâu hơn.

Từ đó, nếu sáng tạo một chút, các nhà tiếp thị sẽ vận dụng được nguyên tắc ấy vào các hoạt động thường nhật của mình, chẳng hạn trong khi suy nghĩ về dự án vừa mới hoàn thành, về những sản phẩm đã gửi đến khách hàng hay hướng tới những mục tiêu sẽ phải đạt được trong năm.

Nhiều người không thể tiến hành việc đánh giá lại những sự việc đã diễn ra vì quá bận rộn, nhưng nếu làm được việc đó, chúng ta sẽ rút được nhiều kinh nghiệm và còn tìm ra được nhiều cách hay hơn để hoàn thành các công việc trong thời gian tới.

Trong khi đánh giá, bạn nên tự trả lời những câu hỏi sau:

1. Những chỗ nào hoạt động đặc biệt hiệu quả và ngược lại?

2. Những phương diện nào còn yếu kém? Lĩnh vực nào cần hỗ trợ nhiều hơn?

3. Đâu là rủi ro to lớn nhất? Làm cách nào để chuẩn bị đối phó với những yếu tố bất ngờ?

4. Nếu tiền bạc, thời gian và nguồn lực không phải là vấn đề thì dùng thứ gì để tạo nên sự khác biệt? Những chiêu thức gì mới sẽ được bổ sung khi thực hiện sự kiện tiếp thị sắp tới?

Dù bận rộn, bạn hãy dành thời gian đội ngũ nhân viên nhìn nhận lại toàn bộ vấn đề và cố gắng thực hiện ba việc quan trọng dưới đây:

Phát huy tinh thần học hỏi

Nêu quyết tâm “Làm tốt hơn trong lần tới” không hẳn là vì bạn và đồng nghiệp chưa làm tốt trong dự án vừa qua.

Lý do cơ bản khiến nhiều người không chịu khó đánh giá lại việc thực hiện dự án cũ là họ ngại suy nghĩ và tốn thời gian vào những việc đã kết thúc. Nếu mọi thứ đã diễn ra suôn sẻ, họ sẽ dồn toàn bộ tâm trí cho kế hoạch tiếp theo. Còn nếu thất bại thì ráng… lãng quên!

Xin hãy lắng nghe Roger Federer - vận động viên quần vợt được yêu thích nhất tâm sự: “Khi tôi chiến thắng và mọi thứ diễn ra tốt đẹp thì đó cũng là lúc tốt nhất để chất vấn bản thân mình”.

Trước khi bắt tay vào thực hiện dự án mới, hãy chịu khó phát huy tinh thần học hỏi của toàn đội ngũ nhân viên để cùng phân tích và mổ xẻ những vấn đề đáng chú ý của dự án vừa hoàn thành.

Lập danh sách kiểm tra hậu dự án

Kêu gọi những nhân viên đã tham gia dự án xây dựng một danh sách kiểm tra hậu dự án.

Đó là một hình thức hỗ trợ công việc, được sử dụng nhằm giảm khả năng thất bại bằng cách nêu ra trước những trục trặc có thể gặp ở các khâu then chốt, là công cụ đảm bảo tính nhất quán và giúp cả đội ngũ tập trung hoàn tất từng công đoạn của dự án cho trọn vẹn.

Thông báo kết quả đánh giá một cách thấu đáo

Dự án sắp tới sẽ diễn ra tốt đẹp hơn nếu sau khi có kết quả đánh giá chính thức, việc truyền đạt thông tin từ bạn tới mọi nhân viên dưới quyền đầy đủ, khúc chiết và có ấn tượng. Khi đó, bạn sẽ phải vận dụng cả thính giác, thị giác và xúc giác.

- Thính giác: Hướng dẫn mọi người lắng nghe và nếu cần thì đặt câu hỏi để hiểu thấu vấn đề. Trong quá trình mổ xẻ sự việc, bất cứ nhân viên nào có ý kiến thì phải được mọi người lắng nghe và tôn trọng.

- Thị giác: Trong lúc trình bày, nên sử dụng bảng trắng và những cây bút màu để mô tả các vấn đề bằng hình vẽ, biểu đồ, giúp mọi người nhận thức vấn đề sâu sắc hơn.

- Xúc giác: Kết thúc cuộc thảo luận, mọi người hãy cùng chồng các bàn tay lên rồi đồng loạt vung lên, thể hiện quyết tâm không lặp lại những sai sót cũ, phát huy toàn bộ năng lực và kinh nghiệm đã được đúc rút để gặt hái được nhiều thành công hơn trong khi thực hiện dự án mới.